Como ser mais produtivo em 7 passos

Produtividade : Descubra dicas eficazes para você produzir com mais qualidade e otimizar o seu tempo no trabalho e, assim,  atingir as suas metas.

Fazer muitas coisas ao mesmo tempo ou ter um dia cheio de atividades não significa ser produtivo. Produtividade tem vários significados e características diferentes, conforme o ambiente de sua aplicação. Há funcionários que tem agilidade em resolver rápido e , por isso, são considerados mais produtivos. Outras empresas preferem soluções mais certeiras, ainda que demoradas, para consideração um funcionário  mais produtivo. É tudo muito variável.

De maneira mais objetiva, ser produtivo é conseguir alcançar suas metas dentro de um prazo estipulado, mantendo a qualidade do trabalho. Como? Somente é possível como boas estratégias, além de foco e disciplina.

Selecionamos 7 passos que são bem eficazes – inclusive, comprovados pela ciência, para você começar já: 

1. Organize seu dia na noite anterior – Além de ser uma ótima ferramenta para combater a ansiedade pois você não precisará ir para cama tentando memorizar tudo o que deve ser feito no dia seguinte, você evita a procrastinação pois já inicia o dia sabendo quais suas missões para aquela data. Faça listas, tenha uma agenda e se comprometa em cumpri-la. É importante também fazer outra lista maior com metas e prazos. Assim, a lista diária pode ser baseada nesta lista maior. 

2. Foco nas prioridades – Fazer a lista é tão essencial quanto definir a ordem das coisas que precisam ser feitas. Isso se chama prioridades. Para e pense: o que é preciso ser feito com urgência? O que tem um prazo maior? O que posso delegar para outra pessoa? O que pode ser feito amanhã? Tudo isso deve ser considerado na hora de montar sua lista. Vale a pena iniciar pelas atividades mais difíceis pois, ao longo do dia, tendemos a ficar mais cansados e, consequentemente, vai demorar mais para realizar a atividade. 

3. Faça uma coisa de cada vez – Não adianta insistir porque é biológico. O cérebro só consegue ter agilidade cognitiva se fizer uma coisa por vez, ou seja, vai ser mais rápido ele funcionar se você estiver focado em apenas uma atividade por vez. Uma ação física, como correr, associada a outra intelectual, como ouvir um curso em áudio, por exemplo, até funciona. Mas duas atividades que requerem concentração, como escrever e ver um vídeo, por exemplo, não vai funcionar. E isso foi comprovado por um estudo da Bureau Nacional de Pesquisas Econômicas dos EUA que testou isso em funcionários de uma empresa. Quem fazia uma coisa por vez produzia melhor e ganhava mais tempo no total. 

4. Elimine as distrações – O grande desafio na era digital é a quantidade de distrações a toda hora. Tire os alarmes sonoros do celular para as redes sociais, estabeleça horários para dar aquela olhadinha no telefone e foque na sua atividade. Outra sugestão é ouvir música. Ela ajuda na concentração e evita as conversas paralelas. Defina também momentos para resolver os problemas de casa e outras pendências que não estejam relacionadas a sua lista de prioridades. 

5. Faça pausas a cada 90 minutos (a hora das redes sociais) – Sim, dá para responder mensagem, se distrair um pouquinho nas redes sociais, dar uma risada com o colega ao tomar um cafezinho. Mas tem hora para isso. E quando falamos em tempo certo, é hora contada no relógio mesmo. O pesquisador americano Tony Schwarz mostrou um estudo em que violinistas que davam pausas de 20 minutos a cada 90 minutos de treino voltavam ao ensaio com mais foco e concentração. É como se desse um “respiro”, um “gás” no cérebro. Faça dessa forma e aproveite as pausas para essas pequenas distrações. Mas não pause além de 20 minutos, tenha disciplina. 

6. Se possível, faça a agora – Se organizar e planejar quando vai fazer aquela atividade é tão importante quanto avaliar a quantidade de tempo que você vai gastar para resolver uma pendência. Algumas coisas surgem fora da sua lista de prioridades e vale a pena avaliar: quanto tempo gastarei para fazer isso? Se for algo que dure menos de 10 minutos, ou até 15 minutos, faça agora.  Especialmente coisas que durem menos de 10 minutos, como um e-mail, um telefonema ou algo que tenha um prazo curto para ser resolvido. Veja bem: que tenha um prazo curto! O tempo que você gasta para escrever na sua lista de prioridade é quase o tempo que você tem para resolver o problema. Ter esse jogo de cintura ajuda a riscar a sua lista de atividades daquele dia e gera mais produtividade. 

7. Descanse, durma bem e se divirta – Ter uma boa noite de sono é fundamental para o cérebro funcionar bem no dia seguinte e, consequentemente ficar mais atento, criativo e funcional. Dormir bem também impacta no humor e disposição do corpo, pois alguns hormônios do bem estar só são liberados pelo organismo quando a pessoa dorme profundamente durante a noite.  Um estudo da universidade americana de Harvard revela que um cochilo, entre 20 e 30 minutos no meio do dia, também ajuda a  ativar células que comandam o ciclo do sono que fica localizado no hipotálamo.  É como se “recarregassem” essas células e elas ficassem mais cheias de energia para encarar o turno da tarde. Tirar folgas, férias e ter momentos de lazer também contribui para “arejar” as ideias, gerar mais energia física e motivação. Respeite seu descanso.

Afinal, o que é produtividade?

Ao pé da letra, ou seja, na etimologia da palavra, produtividade é a capacidade de produzir, uma característica de quem é produtivo. No ambiente profissional consideramos como a capacidade de produzir, gerar resultados, considerando tempo, estratégias e as metas. Toda essa relação entre o que fazer, quanto tempo se faz e qual resultado pode ser atingindo, pode medir a produtividade de uma pessoa ou empresa.