Reuniões produtivas e rápidas são importantes nos dias de hoje

Sabe aquelas reclamações que sempre ouvimos? “Não tenho tempo para nada, são tantas reuniões” ou “Nossa, que reunião interminável. Chega a ser chata”. Pois é, invariavelmente escutamos isto, mas por quê? Será que temos como agilizar e tornar as reuniões mais rápidas sem perder a produtividade?

A resposta é sim, e vou te dizer como:

Escolha um local com total infraestrutura

Este é o primeiro passo, uma sala ou auditório (dependendo do número de pessoas), deve ser agradável e corporativa, com ar-condicionado, internet de alta velocidade, projetores multimídia e cadeiras confortáveis, e claro, café, chá e água à vontade. Com a escolha adequada, você reduz o nível de distrações e interrupções desnecessárias. Nos melhores coworkings, como o Work Space Curitiba, você encontra tudo isto a um custo de locação menor do que imagina.

Pauta bem definida

Relacionar os assuntos e divulgar a pauta com antecedência aos participantes, é importante para agilizar os debates. Com o prévio conhecimento, as pessoas já chegam preparadas para elucidar os objetivos.

Convide pessoas com poder decisório

Às vezes, pensamos em convidar o maior número de pessoas com a finalidade de ampliar os conhecimentos da discussão, isto é irreal porque os pensamentos e, muitas vezes, a reunião se tornam improdutivos e enfadonhos. Procure convidar aqueles que têm poder de decisão e estão aptos a resolver as questões abordadas.

Pontualidade

Sempre comunique com antecedência, junto com a pauta dos assuntos, o horário de início e fim da reunião. Com isto, você facilita a agenda dos participantes e gerencia melhor o tempo dos temas abordados.

Ao seguir estes passos básicos, suas reuniões serão produtivas e rápidas. Sair decidido de uma reunião agiliza o tempo e determina menor prazo de execução. Pense nisto!

Elon Cesar Isfer Garcia, publicitário e administrador. Diretor da Elon Garcia Publicidade Total.