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Para usufruir das vantagens do escritório compartilhado é necessário que sua gestão elabore estratégias projetadas para este contexto, oferecendo soluções diferenciadas para funcionários e colaboradores. Com uma administração eficiente, os ganhos podem ser rapidamente percebidos, como o aumento da produtividade e a economia de recursos.
Confira as dicas de gestão para as atividades em um escritório compartilhado e como elas podem influenciar nos resultados do trabalho.
Equipes estruturadas
Nem todo perfil profissional se adapta com facilidade em escritórios compartilhados. Saber identificar os prós e contras de cada funcionário auxilia no melhor direcionamento dos setores e das responsabilidades. Em toda empresa onde é inserido este modo de trabalho, idealmente deve haver pequenos treinamentos para demonstrar a funcionalidade deste modo organizacional.
Os modos de acompanhar e gerenciar as tarefas devem ser repensadas para funcionarem remotamente, gerando relatórios que tragam o número de horas trabalhadas e a porcentagem de atividades cumpridas dentro do prazo. O bom andamento da equipe depende de sua capacidade de adaptação, e de como os líderes e gerentes serão posicionados.
Instrumentos para a flexibilidade da jornada
Cada vez mais os turnos de trabalho se tornam horas distribuídas pela semana, de acordo com os hábitos e obrigações de cada profissional. Alguns processos otimizam as atividades, trazendo organização e clareza na execução das atividades e podem ser instalados nos computadores e tablets e disponibilizados pela empresa ou também nos smartphones e laptop pessoais.
Plataformas de texto online permitem que mais de uma pessoa edite projetos e documentos simultaneamente, conectando a colaboração de modo intermitente. Um cronograma virtual, associado a uma agenda corporativa auxilia na manutenção dos prazos e no controle de qualidade do trabalho.
Implementação de boas ferramentas de comunicação
A comunicação nos espaços de trabalho compartilhados devem possuir canais próprios e específicos para o mundo corporativo. Soluções como o PABX melhoram o sistema de atendimento, direcionando as ligações de modo inteligente, resultando em menos tempo de espera, ligações com mais qualidade e economia de recursos.
Os sistemas de ramais móveis permitem que as pessoas da empresa recebam ligações em seus próprios smartphones, podendo realizar reuniões e atendimentos mesmo quando em trabalho de campo. Aplicativos especializados de mensagens também podem ser instalados, trazendo dinamismo na comunicação.
Gestão integrativa
Um dos maiores desafios dos espaços de trabalho compartilhados é a administração da interação e da competitividade entre equipes. Direcionados da forma adequada, equipes podem usufruir de maneira saudável e progredir com o trabalho, utilizando os pontos positivos desta proximidade entre profissionais.
Promover atividades que tragam a colaboração entre os funcionários de diferentes setores, ou mesmo de diferentes empresas, gera troca de conhecimento e impulsiona a apreensão de novas habilidades. As dinâmicas podem ser realizadas de modo concentrado, como treinamentos intensos e de curta duração, ou em planejamentos estendidos, como ciclo de palestras e atividades motivacionais.
Arquitetura inteligente
A eficiência de um espaço compartilhado de trabalho depende também de sua estrutura e da forma como são configurados seus ambientes pela arquitetura. Iluminação natural, boa ventilação e cômodos amplos são pontos que podem influenciar mais na produtividade do que se imagina.
A estrutura contribui para o bem-estar pessoal, devendo proporcionar silêncio e privacidade para o desenvolvimento das tarefas, ao mesmo tempo, trazendo a interação entre ambientes. As salas de reuniões devem ter portas fechadas e separadas dos salões. A sinalização dos ambientes de trabalho, banheiros, recepção e refeitório devem contribuir para a organização e circulação das equipes no espaço.
Investimento em estrutura
Dando continuidade à gestão do espaço físico, um guarda-volume deve ser disponibilizado para que funcionários tenham onde armazenar equipamentos, pastas e documentos com segurança. Caixas postais podem ser bastante úteis para o recebimento de correspondência, facilitando a logística das equipes, cliente e colaboradores.
A internet deve ser ter boa velocidade, garantindo a cobertura em todo o espaço com a instalação de modens e roteadores de qualidade. A agenda de limpeza e manutenção dos espaços deve ser compartilhada com todos, de modo a não interferir em atividades em andamento. Uma máquina de café e um filtro de água contribuem para o bem-estar, cujo momento de pausa e descanso também não deve ser esquecido pela gestão.
