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Dicas para uma boa gestão de escritório compartilhado

Para usufruir das vantagens do escritório compartilhado é necessário que sua gestão elabore estratégias projetadas para este contexto, oferecendo soluções diferenciadas para funcionários e colaboradores. Com uma administração eficiente, os ganhos podem ser rapidamente percebidos, como o aumento da produtividade e a economia de recursos.

Confira as dicas de gestão para as atividades em um  escritório compartilhado e como elas podem influenciar nos resultados do trabalho.

 

  1. Equipes estruturadas

Nem todo perfil profissional se adapta com facilidade em escritórios compartilhados. Saber identificar os prós e contras de cada funcionário auxilia  no melhor direcionamento dos setores e das responsabilidades. Em toda empresa onde é inserido este modo de trabalho, idealmente deve haver pequenos treinamentos para demonstrar a funcionalidade deste modo organizacional.

Os modos de acompanhar e gerenciar as tarefas devem ser repensadas para funcionarem remotamente, gerando relatórios que tragam o número de horas trabalhadas e a porcentagem de atividades cumpridas dentro do prazo. O bom andamento da equipe depende de sua capacidade de adaptação, e de como os líderes e gerentes serão posicionados.

 

  1. Instrumentos para a flexibilidade da jornada

Cada vez mais os turnos de trabalho se tornam horas distribuídas pela semana, de acordo com os hábitos e obrigações de cada profissional. Alguns processos otimizam as atividades, trazendo organização e clareza na execução das atividades e podem ser instalados nos computadores e tablets  e disponibilizados pela empresa ou também nos smartphones e laptop pessoais.

Plataformas de texto online permitem que mais de uma pessoa edite projetos e documentos simultaneamente, conectando a colaboração de modo intermitente. Um cronograma virtual, associado a uma agenda corporativa auxilia na manutenção dos prazos e no controle de qualidade do trabalho.

 

  1. Implementação de boas ferramentas de comunicação

A comunicação nos espaços de trabalho compartilhados devem possuir canais próprios e específicos para o mundo corporativo. Soluções como o PABX melhoram o sistema de atendimento, direcionando as ligações de modo inteligente, resultando em menos tempo de espera, ligações com mais qualidade e economia de recursos.

Os sistemas de ramais móveis permitem que as pessoas da empresa recebam ligações em seus próprios smartphones, podendo realizar reuniões e atendimentos mesmo quando em trabalho de campo. Aplicativos especializados de mensagens também podem ser instalados, trazendo dinamismo na comunicação.

 

  1. Gestão integrativa

Um dos maiores desafios dos espaços de trabalho compartilhados é a administração da interação e da competitividade entre equipes. Direcionados da forma adequada, equipes podem usufruir de maneira saudável e progredir com o trabalho, utilizando os pontos positivos desta proximidade entre profissionais.

Promover atividades que tragam a colaboração entre os funcionários de diferentes setores, ou mesmo de diferentes empresas, gera troca de conhecimento e impulsiona a apreensão de novas habilidades. As dinâmicas podem ser realizadas de modo concentrado, como treinamentos intensos e de curta duração, ou em planejamentos estendidos, como ciclo de palestras e atividades motivacionais.

 

  1. Arquitetura inteligente

A eficiência de um espaço compartilhado de trabalho depende também de sua estrutura e da forma como são configurados seus ambientes pela arquitetura. Iluminação natural, boa ventilação e cômodos amplos são pontos que podem influenciar mais na produtividade do que se imagina.

A estrutura contribui para o bem-estar pessoal, devendo proporcionar silêncio e privacidade para o desenvolvimento das tarefas, ao mesmo tempo, trazendo a interação entre ambientes. As salas de reuniões devem ter portas fechadas e separadas dos salões. A sinalização dos ambientes de trabalho, banheiros, recepção e refeitório devem contribuir para a organização e circulação das equipes no espaço.

 

  1. Investimento em estrutura

Dando continuidade à gestão do espaço físico, um guarda-volume deve ser disponibilizado para que funcionários tenham onde armazenar equipamentos, pastas e documentos com segurança. Caixas postais podem ser bastante úteis para o recebimento de correspondência, facilitando a logística das equipes, cliente e colaboradores.

A internet deve ser ter boa velocidade, garantindo a cobertura em todo o espaço com a instalação de modens e roteadores de qualidade. A agenda de limpeza e manutenção dos espaços deve ser compartilhada com todos, de modo a não interferir em atividades em andamento. Uma máquina de café e um filtro de água contribuem para o bem-estar, cujo momento de pausa e descanso também não deve ser esquecido pela gestão.

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