10 dicas para planejar uma boa reunião de negócios

1 – Planejamento

O primeiro passo para realizar uma boa reunião é planejar com certa antecedência. Dessa forma é possível elencar os principais assuntos, o objetivo da reunião e quais as mudanças ou novas abordagens serão adotadas após ela.

2 – Organização

A organização de uma reunião é essencial. Qual a melhor ferramenta para discutir o assunto? É necessário organizar uma apresentação? Quais os dados devem ser apresentados?

Após definir o objetivo da reunião é preciso pensar na melhor maneira de apresentar isso para os participantes. Pensar em um roteiro e segui-lo é muito importante, principalmente para que o tempo planejado não seja ultrapassado.

3 – Seleção de participantes

Certas reuniões realmente necessitam da participação de todos os envolvidos no projeto e/ou na equipe. Entretanto, é importante verificar de que forma cada pessoa vai contribuir para a solução de um possível problema ou como a participação dela na reunião irá acrescentar efetivamente para o funcionamento do trabalho.

Selecione pessoas que estejam dispostas e interessadas em resolver e debater o assunto em questão. Quanto menos pessoas participarem de uma reunião, maiores as chances e maiores as contribuições de cada um.

4 – Ambiente

O ambiente escolhido para a reunião é muito importante e deve ser escolhido com cautela. Muitas vezes, no caso das empresas, realizar a reunião dentro do local de trabalho pode tirar o foco principal, pois os funcionários podem focar muito em suas outras tarefas e ver a reunião como um empecilho.

Uma opção que tem dado bons resultados é alugar uma sala para fazer a reunião fora do ambiente usual de trabalho. Uma opção em Curitiba é a Workspace, que dispõe de salas equipadas com as ferramentas necessárias (projetor, caixa de som, etc.). Entre em contato e faça um orçamento!

5 – Convoque os participantes com antecedência

Assim que tiver o tema definido, o objetivo traçado, a lista de participantes e o local escolhido é hora de comunicar a equipe sobre a reunião. É importante avisá-los com certa antecedência para que se organizem em meio às suas demandas diárias, de forma que o tempo de reunião não atrapalhe o rendimento da equipe.

Nesse momento é ideal já informar a pauta da reunião para que cada um também já organize a sua contribuição para o encontro, além do horário previsto para início e término.

6 – Conteúdo

Logo no início da reunião já apresente o conteúdo e o tema, de forma que todos compreendam a relevância da reunião e a necessidade da colaboração de todos.

Apresente o conteúdo e o tema da reunião de forma objetiva e clara, para que os participantes entendam qual o foco principal e evitem dispersar ou fugir muito da proposta.

7 – Pontualidade

A pontualidade é um fator importante e mostra o comprometimento com os horários. As pessoas planejam sua rotina do dia tendo como base o horário proposto, portanto caso extrapole o horário é possível que os participantes percam um pouco do foco.

8 – Foco no tema

Em uma reunião é normal que surjam perguntas, mas é importante que o organizador mantenha o foco no assunto principal. Uma boa opção é direcionar as participações, fazendo perguntas objetivas para as pessoas. 

Porém busque sempre abrir espaço para as contribuições, os funcionários se sentem mais motivados a prestar atenção quando percebem que sua opinião é importante e bem vinda.

9 – Coffee break

Quem não gosta de um cafézinho? Saber que tem um coffee break durante a reunião, além de servir como incentivo, também ajuda na interação e descontração, principalmente quando o assunto da reunião é tenso.

O coffee pode acontecer também antes de iniciar a reunião, se o objetivo for foco total no assunto abordado.

10 – Encerramento

Ao final da reunião separe alguns minutos para finalizar, reforçar o objetivo da reunião e esclarecer as expectativas de mudanças ou melhoras. É possível já marcar a data da próxima reunião e também alinhar as respectivas responsabilidades de cada um, etc. 

Esse momento é importante para que todos tenham uma visão geral do que foi discutido e possam se empenhar para que o principal objetivo seja cumprido!